Проведение фестиваля. С чего начать организацию массового мероприятия

Фестиваль в первую очередь ассоциируется с праздником и весельем. Однако для профессиональных организаторов такое мероприятие – это множество задач с дедлайнами и запланированным бюджетом. Чтобы разобраться во всем более детально, посетите сайт профессиональных помощников в организации массовых мероприятий разного характера по этой ссылке https://rentpro.com.ua.

Фестивали бывают разные по своим масштабам, и небольшой праздник в провинциальном городке можно организовать самостоятельно, и как это сделать описано ниже. Но если мероприятие является масштабным и весьма важным, лучше обратиться к специалистам ивент-агентства, чтобы все произошло по сценарию, было всего достаточно, а все его гости остались довольны.

С чего начать организацию фестиваля

В организации праздника нужно планировать все до мелочей, чтобы событие произошло без казусов. Нужно будет подумать о тысяче разных моментов, начиная о том, где найти выгодный прокат палаток на случай дождя, и заканчивая запасными микрофонами и бейджами для обслуживающего персонала. Итак, с чего начать?

• Хорошо продумайте тематику и идею фестиваля, особенно, если праздник планируется проводить ежегодно.
• Разработайте логотип и слоган фестиваля. Эти атрибуты создадут нужное впечатление и будут способствовать распространению бренда в массах. Мысли и ассоциации о вашем мероприятии у разных людей в результате должны сформироваться в едином направлении.
• Продумайте свою целевую аудиторию. Для кого именно вы создаете фестиваль, кому он будет нравиться, кто в нем будет заинтересован через год?
• Составьте план всех мероприятий в рамках фестиваля.
• Попробуйте описать желаемый результат от проведенного фестиваля. Что именно в конце должно состояться.

Имея более или менее четкое видение по выше указанным пунктам можно приступать к организационной конкретике. Соберите мысли и пожелания всех членов группы организаторов о событиях фестиваля. Иногда коллективным мозговым штурмом можно сгенерировать невероятный результат.

Когда список мероприятий (конкурсы, выступления, презентации, интервью и т.д.) готов, самое время расписать их по датам и часам. Планируя мероприятия по time-sheet, делайте небольшой запас по времени. Также напротив каждого пункта укажите список задач, необходимых для его выполнения, и ответственное лицо. После выполнения тех или иных подзадач, обязательно пропишите время и степень их завершения. Это понадобится в следующем году. Такой задачник поможет ориентироваться в том, как обстоят дела с организацией, а также впоследствии разобрать ошибки.

Отдельным листком создайте справочник нужных контактов. Занимаясь организацией праздника, вы будете связываться с невероятно большим количеством людей, а запомнить всех невозможно.