Выбор правильного программного обеспечения для управления бизнес-процессами (BPM) может быть сложным по нескольким причинам. Во-первых, это насыщенность рынка такими инструментами. Продукты сильно различаются по своим возможностям. Во-вторых, не всегда удается правильно определить потребности бизнеса. С помощью этой статьи вы сможете точно определить, что нужно вашей компании, и стоит ли воспользоваться Comindware BPM для улучшения ее работы.

Убедитесь в необходимости BPM системы

Убедитесь, что вам нужно новое программное обеспечение (а не новое руководство), прежде чем перейти к выбору продукта.

Четкие признаки того, что компания нуждается в автоматизации бизнес-процессов:

• Дублированные данные и необходимость ручного ввода информации в разные базы.
• Длительное принятие решений.
• Для выполнения заданий приходится использовать таблицы Excel, PDF-файлы и распечатанные документы.
• Устаревшие интерфейсы сложны в использовании и не могут адаптироваться к растущим потребностям вашей компании.

Даже если компания испытывает только одну или две из этих проблем, инвестирование в BPM может быть полезным.

Определите список необходимых функций

Вот несколько вопросов, которые помогут определить функционал ПО:

• Является ли гибкость более важной, чем стандартизация и жесткие требования? Тогда нужна легко настраиваемая система.
• Вы «тонете» в неупорядоченных или неиспользуемых данных? Аналитические отчеты и настраиваемая база данных являются обязательными.
• У вас уже есть несколько устаревших (но все же необходимых) систем? Выберите ПО, которое хорошо подходит для совмещения с ними.
• Какие типы процессов вы хотите улучшить и в каких отделах? Изучите потребности сотрудников, которые будут использовать инструмент.

Изучите демоверсии

Вопросы, которые следует задать продавцу программного обеспечения:

• Как ваш продукт поможет мне решить мою проблему? Опишите в нескольких словах каждую из них.
• У вас есть какие-либо конкретные функции, которые помогли бы решить эту проблему? Этот вопрос поможет разобраться в возможностях инструмента.
• Вы считаете, что ваш продукт является лучшим решением для моей проблемы? Большинство продавцов ответят «да». Но все же можно будет сопоставить ответы со своими наблюдениями и оценить честность продавца.
• У вас есть клиенты, работающие в моей отрасли? Это значит, что похожие проблемы уже решались с помощью BPM системы.